Satu Pajuniemi,
Conversatum Oy
Liiteri-tietopalvelun kilpailutus on
käynnissä. Rakennettava karttapohjainen analyysi- ja tietopalvelu Liiteri tulee
tarjoamaan eri toimijoiden tuottamaa rakennettuun ympäristöön ja asumiseen
liittyvää tietoa kaikille kiinnostuneille, niin työssä kuin vapaa-aikana (ks.
blogiteksti 15.3.2013). Palvelu on yksi osa Sähköisen asioinnin ja demokratian
vauhdittamisohjelmaa (SADe). Ohjelman hankkeissa korostetaan tehokkuutta,
sähköisiä työvälineitä, avoimuutta ja vuorovaikutusta. Näin Liiterissäkin,
jonka hankinnan valmistelu ja kilpailutus on tehty ketteränä toteutuksena.
Ketterässä toimintatavassa lähdetään liikkeelle hankkijan todellisista
tarpeista ja päästään lopputulokseen, eli tässä tapauksessa valmiiseen
Liiteri-palveluun, välitavoitteiden kautta toimittajia, hankkijaa ja käyttäjiä
kuunnellen. Liiteri rakennetaan yhteistyöllä!
Kilpailutusta edelsi vaatimusmäärittely eli
vaihe, jolloin ympäristöministeriö ja SYKE palvelun hankkijoina nimesivät
yksityiskohtaisesti, mitä Liiteri-palvelulta vaaditaan. Vaatimusmäärittely
rakennettiin työpajoissa aitojen käyttäjätarinoiden pohjalta (ks. blogiteksti
18.11.2013). Määrittelytyön rinnalle käynnistettiin hankinnan valmistelu, jossa
tarkennettiin hankinnan kohdetta, valittiin kilpailutusmalli sekä kuvattiin
vaatimusmäärittelyssä esiin tulleisiin keskeisiin vaatimuksiin pohjautuvat
valinta- ja vertailukriteerit. Hankinnan valmistelussa laadittiin tarjouksen
tekemistä ja vertailua helpottavia taulukoita, kuten hinta-, laatu- ja
cv-lomakkeet. Lomakkeet ovat hyvä lähtökohta toimittajalle tarjouksen
tekemiseen: näiden avulla toimittajan on vaivatonta merkitä tarjouksensa
tietoja “pisteytysautomaattiin” ja nähdä jo tietoja täyttäessään esimerkiksi
täyttävätkö toimittajan tarjoamat avainhenkilöt heille asetetut vaatimukset. Lomakkeet
yksinkertaistavat tarjousten vertailua ja lisäävät läpinäkyvyyttä, koska
pisteet lasketaan yksiselitteisesti selkeiden hankinnan valmistelussa
sovittujen periaatteiden mukaisesti.
Liiterin hankinta on EU-kynnysarvot ylittävä
palveluhankinta, jonka hankintamenettelyksi päätettiin avoin menettely.
Kilpailutettava palvelu sisältää kolme osaa: Tietopalvelun, Tietovarastojen
rajapintapalvelut sekä optiona Yleiskaavapalvelun. Kaikki osat hankitaan
kokonaispalveluna eli ns. avaimet käteen -palveluina. Hankinnassa korostettiin
lopputuloksia ja vaiheittaista käyttöönottoa, eli haluttiin varmistaa uuden
palvelun toteutuminen ja sen saaminen käyttöön ketterästi mahdollisimman pian
kunkin osan valmistuttua.
Liiterin vaatimusmäärittely- ja
hankintaprojekteissa ovat korostuneet iteratiivisuus, vuorovaikutus ja
sähköiset työvälineet. Monista kilpailutuksista poiketen Liiterin
kilpailutuksessa on annettu reilusti aikaa lain määräämälle tekniselle
vuoropuhelulle hankkijan ja toimittajien väliselle keskustelulle. Toimittajien
kanssa käytävien keskustelujen pelätään usein vaarantavan mahdollisten
tarjoajien tasavertaisen kohtelun. Varovaisuus onkin tarpeen, mutta
tasapuolinen vuorovaikutus lain sallimissa vaiheissa ei vaaranna hankintaa,
vaan lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa lopputulosta, koska palvelun
erityispiirteet ja mahdollisuudet huomioidaan jo varhain. Se myös lisää
toimittajien ymmärrystä ja auttaa heitä laadukkaan tarjouksen tekemisessä.
Hankinnan ja kilpailutuksen aikana
keskusteltiin: jo ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisemista järjestetyssä
teknisessä vuoropuhelussa toimittajat kommentoivat materiaalia sähköisessä
työtilassa. Heti hankinnan ennakkoilmoituksesta lähtien toimittajat saattoivat
lähettää kysymyksiä sähköiseen postilaatikkoon. Kysymykset ja niihin annetut
vastaukset olivat kaikkien luettavissa jatkuvasti päivittyvällä sivustolla.
Liiterin tarjouspyyntö ja ilmoitukset Hilmassa herättivät kiinnostusta, ja
tarjouspyynnön esittelytilaisuuteen helmikuussa osallistui viitisentoista
toimittajaa.
Määräaikaan mennessä saadut tarjoukset on
vertailtu jo aiemmin kuvatuilla valintakriteereillä. Vertailuautomaatti
pisteyttää tarjouksessa annetut laadulliset tekijät ja hintatiedot, ja
lopputuloksessa huomioidaan hinnalle ja laadulle annetut painoarvot. Tällä
menetelmällä valinta perustuu objektiiviseen, toimittajan ilmoittamaan ja
todennettavissa olevaan asiatietoon ja sillä voidaan varmistaa hankinnan
läpiviennin onnistuminen ja parhaan toimittajan löytyminen. Ratkaisun selvittyä
olemme kulkeneet hankkijan kanssa pitkän tien ja odotamme innolla Liiterin
valmistumista. Samalla kilpailutusmenetelmällä on hankittu SADe-ohjelmassa
aiemminkin mm. Tarkkailija, Harava ja Kansalaisaloite.
Harava ja Tarkkailija ovat jo käytössä, kohta
päästään Liiteriin!
Kirjoittaja on
kokonaisarkkitehtuuriin, vaatimusmäärittelyyn, hankinnan valmisteluun ja
kilpailutukseen erikoistunut Conversatum Oy:n konsultti.
Ei kommentteja :
Lähetä kommentti