tiistai 9. lokakuuta 2012

Dataa kaikille? Tietovarasto apuun!


Ari Hovi

Julkishallinnon organisaatioden tietojärjestelmien uumeniin on tallennettu paljon arvokasta tietoa. Kiinnostus tietohin on kasvamassa. Viranomaiset, tilasto-organisaatiot ja EU vaativat yhä enemmän ja monimutkaisempia raportteja ja tietoaineistoja. Open Data- liike edellyttää tietoja avattaviksi muille organisaatioille. Kansalaisille halutaan tarjota lisää omatoimisesti netissä selattavaa tietoa.Tiedolla olisi käyttäjiä! Kuitenkin  monilla organisaatioilla on edelleen ongelmia saada tietoja edes omaan käyttöönsä analysoitavaksi, nopeasti, tuoreena ja yhdisteltynä.  Tietojohtamisen tukeminen on vaikeaa, kun tiedot ovat hajallaan monien erillisten järjestelmien tietokannoissa.

Miten organisaation tiedot saataisiin palvelemaan kaikkia yllämainittuja tarpeita? Usein ratkaisuna on käsityönä tehty poiminta ja yhdistely, työkaluna  Excel.  Vain kokeneimmat asiantuntijat pystyvät muodostamaan tarvittavat tietojoukot ja vastaamaan niiden laadusta. Heillä olisi totisesti muutakin tekemistä! Onko teidän organisaatiossanne laskettu, mitä Excel –pyöritys oikeasti maksaa?

Parempi ratkaisu on rakentaa tietovarasto  (Data Warehouse).   Tietovarastoon poimitaan ja integroidaan tietoja eri tietojärjestelmistä yhteen. Tietovarasto on oma erillinen tietokantansa ja mahdollistaa monipuolisen ja entistä helpomman tietojen raportoinnin. Tietovaraston lataus tapahtuu joka päivä ja automaattisesti.  Näin tiedot saadaan omiin käsiin ja riippuvuus tietojärjestelmätoimittajista vähenee merkittävästi. Idea ei ole uusi, mutta on jäänyt  monessa organisaatiossa vielä kunnolla toteuttamatta. Tietovarastoon yhdisteltyjä yhteisiä  tietoja voi hyödyntää sekä talon sisällä että ulkopuolella, ks. kuva. Aika paljon Excelin pyöritystä säästyy! Kun tietoja käytetään entistä enemmän, virheet huomataan ja korjataan perusjärjestelmissä. Näin tiedon laatukin paranee.

Entä jos hallinnonalan keskeinen toimija tekisikin yhden tietovaraston, joka kokoaisi tiedot valtakunnallisesti? Riittäisikö se? Esimerkiksi Terveyden ja Hyvinvoinnin laitoksella, THL:lla on oma terveydenhuollon tietovarasto, johon siirryy tietoja esim. käynneistä ja hoitojaksoista suoraan kuntien operatiivisista järjestelmistä. Idea on hyvä ja tukee benchmarkkausta, mutta kunnat haluavat THL:n raporttien lisäksi yhdistellä edellä mainittuja tietoja  esimerkiksi  talous- ja henkilöstötietoihinsa. Omaan käyttöön halutaan tiedot myös  laajemmin ja tarkemmin kuin THL tarvitsee. Ratkaisu onkin poimia tiedot järjestelmistä ensin paikalliseen  tietovarastoon (esimerkissä kuntaan), josta voisi siirtää tarvittavia tietoja keskitetylle toimijalle (esimerkissä THL:lle), ks. kohta 2 kuvassa. Näin saadaan tietojärjestelmien syövereistä tiedot kaikille tarvitsijoille.

Onnistuneella tietovarastotekniikalla saadaan tiedon kultajyväset omiin käsiin ja jaettavaksi tukemaan sekä oman organisaation että ulkoisten toimijoiden yhä kasvavia tietotarpeita. Organisaatio omistaa omat tietonsa. On jo aika ottaa tiedot oikeasti hallintaan.

Kirjoittaja toimii konsulttina ja kouluttajana yrityksessään, erikoisalueinaan tietovarastointi, tietoarkkitehtuuri ja tietojen mallintaminen

perjantai 5. lokakuuta 2012

Käytettävyys antaa kansalaiselle tavan vaikuttaa

Jari Lahtinen

Mitä on käytettävyys? Sanana se on melko ilmeinen: kuinka helposti jotain asiaa voi käyttää siihen, mihin se on tarkoitettu. Hyvä työkalu tekee tehtävänsä ilman ongelmia. Joillekin hyvä työkalu sisältää kaikki toiminnot, joita he voivat kuvitella tarvitsevansa huolimatta siitä, miten monimutkainen lopputulos on. Joillekin se on heidän eniten käyttämät toiminnot tehtyinä mahdollisimman virtaviivaisiksi ja helpoiksi käyttää. Lähes kaikille käytettävyyttä on se, ettei työn tekeminen ole rasittavaa tai vaikeaa.

Tietokoneohjelmat ovat työkaluja siinä missä oikeat esineetkin. Niiden käytettävyys on erittäin tärkeää, jos työstä halutaan mukavaa ja tehokasta. Ohjelma voi olla yrityksen verkkosivu tai arkipäiväinen työkalu, mutta sen tarkoitus on antaa käyttäjälle jokin hyöty, joka voi olla tietoa, palvelu tai vaikka graafinen elämys. Tämä lopputuote on asian ydin, ja ohjelma on mukana vain välineenä. Parhaimmillaan ohjelma on läpinäkyvä työkalu, joka päästää käyttäjän tekemään työnsä häiriöttä. Huonoimmillaan se on rasite, tai jopa este, käyttäjän työlle. Kuvittele esimerkiksi ovi, jonka saranat ovat ruosteessa ja kahva jumissa. Jos tuo ovi vaihdetaan automaattioveen, joka avautuu kun sen lähelle kävelee, eron huomaa heti.

Käyttökokemuksen luominen ei välttämättä ole helppo tehtävä. Jokaisella ohjelmalla on omat vaatimuksensa ja käyttäjänsä, minkä takia hyvän käyttötuntuman aikaansaaminen vaatii yllättävän paljon vaivaa. Käytettävyystyötä voidaan sanoa näkymättömäksi, koska ohjelman käyttäjä ei välttämättä huomaa työmäärää, joka sen eteen on tehty. Huono käytettävyys on paljon ilmeisempää kuin hyvä sellainen.

Käytettävyyssuunnittelu tehdään huomioimalla ominaisuuksia, jotka vaikuttavat käytettävyyteen. Esimerkiksi uuden sivun latausaika ja virheilmoitusten selkeys ovat melko yksinkertaisia huomioitavia asioita. Lisäksi joudutaan ajattelemaan ohjelman käyttöä käyttäjän näkökulmasta. Suunnittelija joutuu miettimään kuinka helposti ohjelman voi oppia ja muistaa, tai joutuuko käyttäjä muistamaan liikaa tietoja ohjelmaa käyttäessä. Keskeistä on myös neuvooko ohjelma käyttäjää ja tarjoaako se oikeat työkalut oikeaan aikaan. Tietenkin ohjelman pitää myös tuntua miellyttävältä käyttää mahdollisimman isolle osalle sen käyttäjistä. Ominaisuuksien tärkeysjärjestys vaihtelee ohjelman käyttötarkoituksen mukaan.

Kaiken saaminen kerralla oikein on haastavaa. Tämän takia käytettävyyden suunnittelussa käyttötestaus oikeilla käyttäjillä on yleinen ja hyväksi havaittu tapa parantaa lopputulosta. Ohjelman saaminen käyttäjien kokeiltavaksi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, kauan ennen viimeisen version tekemistä, vähentää ongelmia silloin kun valmis tuote otetaan käyttöön.

Aikaisemmin kansalaisten mahdollisuudet vaikuttaa ympäristöönsä ovat olleet työläitä ja hitaita. SADe-hankkeen Harava-palvelu antaa kansalaisille uuden kanavan vaikuttaa ympäristöönsä tehokkaasti. Kansalaisten aktivointi käyttämään tätä palvelua saadaan parhaiten aikaan miellyttävän ja helppokäyttöisen ohjelman kautta. Hankkeessa mukana olevat pilotit pääsevät ensimmäisenä antamaan palautetta ja uutta tietoa ohjelman tekijöille, ja näin edesauttamaan kansan vaikutusvaltaa omaan ympäristöönsä.

Kirjoittaja on harjoittelija SADe-hankkeessa Suomen ympäristökeskuksessa